Een tijdje terug kwam, midden in een workshop, een van de deelnemers naar me toe. “Frau Lindhoud”, zei hij, “nu begrijp ik waarom de dingen in Nederland anders zijn en ik me voor niets onbehaaglijk heb gevoeld.” Zulke nieuwe inzichten hoor je als trainer natuurlijk graag ? Uiteraard wilde ik vervolgens weten wat er was gebeurd en waarom hij zich niet prettig had gevoeld.

Het was zijn eerste werkdag als Duitse stagiair bij een Nederlands bedrijf. Samen met zijn nieuwe collega’s zat hij in de kantine te lunchen. Alles was goed – tot zijn nieuwe chef ook aan tafel ging zitten en ontspannen met iedereen een praatje aanknoopte. Mijn workshopdeelnemer voelde zich echter helemaal niet op zijn gemak! Hij keek eens om zich heen om te zien of zijn collega’s zich net zo onbehaaglijk voelden als hij zelf. Maar die kletsten gezellig verder alsof er niets aan de hand was.

Een paar lunchpauzes verder begon hij langzaam tot rust te komen en de situatie zo te zien als hij in Nederlandse ogen is: volkomen normaal. Pas door de workshop begreep hij echt wat platte hiërarchieën, ‘je’ zeggen en communicatie op voet van gelijkheid ook echt betekenen.

Op weg naar een flexibel Duitsland zonder hiërarchieën?

Het is een van de grootste cultuurverschillen tussen Nederland en Duitsland: hiërarchieën – en dan vooral de gevolgen ervan voor de omgang met elkaar en de processen binnen bedrijven en organisaties. Nederlanders voelen zich opperbest bij een informele omgang, terwijl dit bij veel Duitsers een gevoel van onbehagen veroorzaakt. Voor hen zijn ‘u’ zeggen en een zekere afstand, wat nu eenmaal bij steilere hiërarchieën hoort, een teken van respect – en dus belangrijk.

Nu zou je misschien denken dat dit verschil binnen kort tot het verleden behoort. Dat we dankzij ‘agile’ managen en New Work binnenkort allemaal werken in een wereld zonder hiërarchieën. Nou, nee dus. In Duitsland zijn hiërarchieën nog steeds vast verankerd. Niet alleen in bedrijven en organisaties zelf, maar – en dat is veel belangrijker – vooral in de hoofden van leidinggevenden en medewerkers.

Zonder hiërarchie geen prestatie

Voor het Hernstein Management Report van dit jaar is een enquête gehouden onder meer dan 1500 Duitse en Oostenrijkse managers. De uitkomst spreekt voor zich: 53% van deze managers was van mening dat hun medewerkers zonder hiërarchieën niet goed zouden werken en evenmin goed zouden presteren. 82% van hen vond de bestaande hiërarchieën binnen het bedrijf prima. Weliswaar kun je geen Duits managementtijdschrift openslaan zonder een of meerdere artikelen over agile werken, het schijnt toch vooral een theoretisch onderwerp te zijn. En dat betekent dat hiërarchieën voorlopig nog wel even een rol spelen in de Nederlands-Duitse samenwerking.

3 tips hoe je de hiërarchische kloof overbrugt

Wat kun je nu doen om de ‘hiërarchische kloof’ tussen Nederland en Duitsland te overbruggen? Hier volgen 3 tips voor een Nederlands-Duitse samenwerking waar iedereen zich prettig bij voelt ?.

1. Houd rekening met andere behoeften en waarden

Vanuit Duits oogpunt zorgen hiërarchieën voor duidelijkheid. Iedereen kent zijn positie, zijn rol en weet wat hij moet doen. Dit komt tegemoet aan de behoefte van veel Duitsers naar zekerheid. In Nederland is die behoefte veel minder groot. In plaats daarvan speelt samenwerking een grote rol: wij zijn allemaal één team, hechten niet zoveel waarde aan formele posities en gaan graag informeel met elkaar om.

Het ‘je’ zeggen en aanspreken met de voornaam in Nederland en het ‘u’ zeggen en aanspreken met de achternaam in Duitsland zijn zichtbare kenmerken van een cultuur. Niet zichtbaar zijn de waarden, die daarvoor de basis vormen: ‘gelijkwaardigheid’ in Nederland, ‘respect in Duitsland’.

Wat vanuit Nederlands oogpunt vaak stijf overkomt, is dus niets meer – maar ook niets minder – dan een andere waarde, een andere behoefte. Hierdoor is de ‘hiërarchische kloof’ natuurlijk niet meteen verdwenen ? Maar misschien is hij nu wel begrijpelijker.

Hoe kun je er nu zorgen voor zorgen dat iedereen zich prettig voelt?

Veel Duitsers weten best dat de omgangsvormen in Nederland informeler zijn. Leg uit dat ‘je’ zeggen in Nederland heel gewoon is en dat dit geen gebrek aan respect is, maar juist zorgt voor een prettige sfeer waarin iedereen zich op zijn gemak voelt. Spreek bij een intensieve samenwerking, zoals bijvoorbeeld in een Nederlands-Duits projectteam, met elkaar af hoe je elkaar aanspreekt – en respecteer deze keus.

2. Maak gebruik van de mogelijkheden

Nederland en Duitsland hebben door hun historische ontwikkeling een andere verhouding ten opzichte van hiërarchieën. Dat kun je positief of negatief vinden – het is gewoon een feit, waar jij alleen niets aan kunt veranderen. Zelfs al vind je de steilere Duitse hiërarchieën op z’n tijd heel frustrerend! In zulke gevallen helpt het als je weet wat dit verschil in de praktijk betekent, zodat je je erop kunt instellen:

Volg bij besluiten de officiële weg

Bereid je erop voor dat het in Duitsland meestal langer duurt voor iets geregeld is. Veel medewerkers hebben niet de bevoegdheid om besluiten te nemen en moeten zaken doorspelen naar een hoger niveau. Hierdoor duurt het langer voordat je een reactie en een ‘go’ krijgt – plan dan ook meer tijd in dan je in Nederland gewend bent en probeer niet om dingen sneller geregeld te krijgen door meteen drie etages hoger aan te kloppen. Dat wordt niet gewaardeerd.

Natuurlijk hoef je niet helemaal lijdzaam in een hoekje te gaan zitten wachten tot de zaken hun beloop nemen! Kennen we in Nederland voor alles ‘een mannetje’, ook in Duitsland is het belangrijk om de juiste ‘mannetjes’ te kennen: degenen, die de besluiten nemen. Werk dus aan het uitbreiden van wat Steven Covey de ‘circle of influence’ noemt. Ga op onderzoek naar wie je moet kennen en hoe de officiële wegen in elkaar zitten, zodat je precies weet wat er wanneer van je verwacht wordt. Zo verlies je geen tijd, omdat je iets over het hoofd hebt gezien en weer ‘terug moet naar af’. Realiseer je dat het opbouwen van vertrouwen in Duitsland langer duurt dan in Nederland, maar dat je dan bij wijze van spreken wel een ‘relatie voor het leven’ hebt.

Communiceer langs de officiële weg

Voer gesprekken met degene die op jouw niveau zit. Ben jij directeur, dan is je Duitse gesprekspartner eveneens de directeur. Zit je op een niveau eronder, dan heb je over het algemeen ook alleen contact met het niveau eronder en kun je niet ‘zomaar’ contact opnemen met de directeur. Zie ook het verhaal over mijn workshopdeelnemer aan het begin van dit blog. Wanneer je om wat voor reden dan ook wél contact met een hoger niveau wilt of moet opnemen, doe je er goed aan om dit eerst met je Duitse gesprekspartner af te stemmen. Dat voorkomt gefronste wenkbrauwen of zelfs regelrechte irritatie.

Neem je als Nederlandse directeur per mail contact op met een Duitse medewerker op lager hiërarchisch niveau, zet dan de Duitse directeur (voor zover je hem kent natuurlijk) in kopie. Ook dit voorkomt irritatie. Met wie en hoe je ook communiceert, houd er in alle gevallen rekening mee dat de officiële weg in Duitsland de juiste weg is – en geen andere.

3. Communiceer

Het is een waarheid als een koe, maar toch: misverstanden ontstaan zelden door te veel communicatie, maar vooral door te weinig. Veel misverstanden – vooral bij het samenwerken met andere culturen – kunnen vermeden worden:

• door je te verdiepen in de andere cultuur;
• door niet te veronderstellen dat je iets wel weet, maar te vragen als iets onduidelijk is;
• door te reflecteren waarom bepaalde situaties een gevoel van onbehagen veroorzaken;
• door te proberen om elkaar, ondanks verschillen, beter te begrijpen en
• door op elkaar af te stappen en met elkaar (en niet over elkaar!) te spreken.

Het verschil tussen de Nederlandse en de Duitse hiërarchieën zal nog wel een tijdje zo blijven. Als je je erop instelt, hoeft het een goede werkrelatie echter niet in de weg te staan. Blijf open en stel vragen om een beter begrip te ontwikkelen.

Daarbij wens ik je veel plezier en een succesvolle samenwerking!